Bestuursondersteuner

Wat ga je doen?

Als bestuursondersteuner ondersteun je het bestuur bij secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je werkt samen met andere bestuursondersteuners en bestuursleden.

Jullie werkzaamheden bestaan onder andere uit:

1. Communicatie: bijvoorbeeld het beantwoorden van berichten, het doorgeven van informatie en het ondersteunen van interne communicatie.

2. Assistentie en secretariaat: zoals agendabeheer, notuleren, administratieve ondersteuning en het bewaken van afspraken.

3. Productioneel werk: praktische en uitvoerende taken die nodig zijn om activiteiten en processen soepel te laten verlopen.

Tijdsinvestering

Gemiddeld ben je ongeveer 4 uur per week beschikbaar. Je neemt roulerend met andere bestuursondersteuners, deel aan:

• Eén van de twee vaste online bestuursvergaderingen per week (maandag en vrijdag, ongeveer 2 tot 2,5 uur).

• De maandelijkse fysieke bestuursdag (ongeveer 6 tot 7 uur).

• Incidentele overleggen met leden, werkgroepen en andere interne gremia.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken leden die zorgvuldig, betrouwbaar en georganiseerd zijn en die het leuk vinden om een ondersteunende rol binnen de vereniging te vervullen. Je:

• Kunt gestructureerd werken en overzicht bewaren.

• Kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

• Bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.

• Kent de grondbeginselen van BIJ1 goed en bent in staat deze te vertalen naar de dagelijkse praktijk van verenigingswerk en bestuurlijke ondersteuning.

• Hebt een goed begrip van de statuten, het huishoudelijk reglement en de organisatiestructuur van BIJ1, of bent bereid je hierin te verdiepen.

• Bent in staat om op een gelijkwaardige en transparante manier samen te werken met leden, werkgroepen en bestuursleden.

• Hebt een onomstreden integriteit en handelt zorgvuldig wanneer je namens het bestuur optreedt.

Omdat we de verbinding tussen bestuur en leden belangrijk vinden, en momenteel minder vertegenwoordiging hebben uit Rotterdam en gebieden buiten de Randstad, nodigen we leden die hieraan bijdragen nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Formele vereisten

• Je bent lid van BIJ1.

• Je bent bereid een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Wat bieden wij?

• Een actieve rol binnen de landelijke organisatie van BIJ1.

• Inzicht in, ervaring met en invloed op bestuurlijke processen en besluitvorming binnen de vereniging.

• Samenwerking met betrokken leden, werkgroepen en bestuursleden uit het hele land.

Sollicitatieprocedure

Stuur ons een motivatiebrief waarin je aan de hand van voorbeelden uit eigen ervaring en zelfreflectie toelicht waarom jij denkt dat je de werkzaamheden van bestuursondersteuner goed kunt uitvoeren. We vragen je daarbij specifiek in te gaan op:

• Welke kwaliteiten, kennis en ervaring jij meebrengt die aansluiten bij deze functie.

• Hoe jij de grondbeginselen van BIJ1 vertaalt naar de dagelijkse praktijk van verenigingswerk en bestuurlijke ondersteuning.

• Wat jij nodig hebt om goed te kunnen samenwerken en in welke omgeving jij het beste tot je recht komt.

Op basis van de brieven nodigen wij een aantal kandidaten uit voor een gesprek met het bestuur. Dit gesprek staat in het teken van wederzijdse kennismaking en het verkennen van samenwerkingsbehoeften. We bespreken hoe jouw kwaliteiten kunnen bijdragen aan de functie, hoe jij invulling geeft aan de grondbeginselen van BIJ1 in je werk en wat jij nodig hebt om de rol goed te kunnen vervullen.

Vragen over de functie of de procedure kunnen vooraf per e mail aan het bestuur worden gesteld. Uiteraard beantwoorden wij deze graag.

Interesse?

Stuur een korte motivatie naar solliciteren@bij1.org

Vertel ons waarom je interesse hebt in de functie, welke relevante ervaring je meebrengt en hoeveel tijd je gemiddeld beschikbaar bent. We kijken uit naar je reactie.