Toelichting systeem ledenvergadering 

Hybride ALV, online via Stream en op locatie 

Iedereen die zich heeft ingeschreven voor de ALV ontvangt een persoonlijke link via e-mail die naar de pagina gaat waar de live-stream te zien is. Er is ook toegang tot een chat-omgeving waar enkele moderators aanwezig zijn om de veiligheid te waarborgen. Deze chat is hoofdzakelijk bedoeld voor eigen inbreng en vragen op de aangehaalde punten in de vergadering, zodat een ieders stem gehoord kan worden. 

Mocht je echt moeite hebben met jezelf in de chat-omgeving hoorbaar te maken, of erg graag persoonlijk gesproken feedback willen leveren bestaat er de mogelijkheid om ‘in te bellen’. Laat dat weten via de Q&A button. Gedurende de presentaties zal er vanuit de regie overgeschakeld worden naar dit kanaal, daar zullen deelnemers hun inbreng mogen leveren met een richttijd van ongeveer 1,5 minuut. Je kunt de bel-omgeving ook vooraf uitproberen via onze test kamer om te zien of deze met jouw apparaat, netwerk en browser werkt.

De vergadering zal een poosje duren, dus om dit zo toegankelijk mogelijk te maken hebben we in het programma enkele momenten voor pauzes opgenomen. Tevens hebben we geprobeerd om het belangrijkste onderdeel, het stemmen, nog iets toegankelijker te maken. Dit faciliteren we door stemlinks die verstuurd zullen worden niet te koppelen aan ‘fysieke’ aanwezigheid bij de vergadering.
Het stemmen gebeurt zowel in de zaal als thuis via het stemsysteem Helios.

Bij aanvang van iedere stemronde wordt sowieso een link verstuurd. Als er geen mogelijkheid is om de volledige vergadering bij te wonen, doet dat geen afbreuk aan het democratisch recht van de leden. Wel is de vraag om in zulke gevallen wel zo goed mogelijk de opgestuurde stukken door te nemen, om een geïnformeerde stem uit te brengen en wanneer de mogelijkheid bestaat een zo groot mogelijk deel van de vergadering bij te wonen. 

Stemmen via Helios 

Tijdens de vergadering gaan we een aantal keer stemmen over dingen die we vast moeten stellen of het kiezen van bestuurskandidaten. Een stream heeft geen mogelijkheid om anoniem te stemmen dus we gaan daar een apart stemsysteem voor inzetten. Dit systeem heet Helios en werkt vrij eenvoudig. 

De voorzitter legt tijdens de vergadering uit dat er gestemd gaat worden en vervolgens krijgen jullie een mail met daarin een stemlink. Als je daarop klikt kom je in een stembiljet terecht. Met deze link kan maar 1 keer gestemd worden. Je kunt hem dus wel delen met anderen maar er kan maar 1 stem uitgebracht worden per link. 

We stellen een tijd in waarbinnen je kunt stemmen. Als we deze inzetten op 10 minuten dan heb je dus 10 minuten om de link te gebruiken, daarna kom je er niet meer in. Wanneer er wordt aangekondigd dat er gestemd kan worden, doe dit dan bij voorkeur gelijk als je de link ontvangt en zorg dat je niet eerst nog even wat anders gaat doen, want dat zou kunnen betekenen dat je stem verloren gaat. 

Na afloop van iedere stemronde worden bij een fysieke ledenvergadering twee leden gevraagd om voor ons de stemmen te tellen zodat we zeker weten dat de stemming eerlijk verlopen is. Dat zullen we via deze route ook doen, maar loopt dit net even anders.

De stemrondes gaan via een geautomatiseerd telsysteem, de beheerder en twee leden met een controlerende functie. De twee leden krijgen van de beheerder een digitale sleutel en zijn dan verantwoordelijk voor het hanteren van de digitale sleutel van het telsysteem van de stembiljetten. 

Verzamelde stembiljetten zullen anoniem versleuteld worden en naar het telsysteem gestuurd worden, de twee dienstdoende leden zullen vervolgens de uitslag weer ontsleutelen en de beheerder zal uiteindelijk deze sleutels samenvoegen en de uitslag bekend maken, deze zal na afloop middels een mail verstuurd worden naar de deelnemende leden. 

In de mail staat een link opgenomen waar je op kan klikken om naar de stempagina te gaan 

Na het aanklikken van de link kom je op een pagina terecht waar je in kan loggen. Voor iedere stemming krijg je een nieuwe link.

Je kunt dit stem proces dat volgt uitproberen in deze open stemming: https://stemmen.bij1.org/booth/vote.html?election_url=%2Fhelios%2Felections%2Fe4faac52-9a92-11ed-846c-00164f467d00

Vervolgens kom je op een pagina waar nog wat uitleg gegeven wordt. Om te starten klik je op Start. 

Je komt in het stembiljet terecht waar je de vraag vindt waarover gestemd moet worden. In het voorbeeld hebben we een stemming over kandidaten gemaakt. Je ziet de naam van de kandidaat en klikt dan ja of nee aan voor je antwoord. 

Als je op next klikt volgt de volgende vraag of in dit geval kandidaat, ook hier stem je op wat je wilt. 

Je kan ook nog terug naar de vorige vraag als je daar je stem wilt veranderen. 

Als je de laatste stem uitgebracht hebt dan klik je op Proceed. 

Je krijgt dan een overzicht te zien van alles wat je gestemd hebt en kan dan je stem nog veranderen als je dat wilt. 

Als alles er goed in staat klik je op Submit this Vote. 

De laatste handeling die plaats moet vinden is het daadwerkelijk verzenden van het stemformulier met de knop CAST this ballot. 

Het is mogelijk om nog een keer de election in te voeren en te versturen, echter vervalt je vorige inbreng dan. 

Links zijn slechts goed voor 1 geldige inzending. 

Even samenvatten 

• We vergaderen via een hybride opzet, en je neemt deel aan de vergadering via de link die je in mail krijgt.
• Je kan alleen deelnemen als je aangemeld bent voor de ALV, gebruik voor de stream de naam waarmee je hebt aangemeld, een beheerder geeft toegang tot de vergadering als je naam op de aanmeldlijst staat.
• Gebruik recente versies van browsers: Chrome, Edge, Firefox, let op je ad-blockers. 
• Wil je iets vragen, stel je vraag in de chat, of doe een verzoek om in te bellen naar de BigBlueButton-omgeving.
• Ondertiteling is een mogelijkheid, we hebben schrijftolken gefaciliteerd.
• Als de voorzitter een stemming aankondigt krijg je de stemlink per mail.
• Volg de link en de instructies om te stemmen.
• Let op dat er een tijd is waarbinnen je moet stemmen. De voorzitter geeft aan welke tijd dat is.
• Tijdens de vergadering is er een helpdesk beschikbaar voor als je vastloopt met inloggen of stemmen. In de mail waarin je de link voor de vergadering krijgt staat een link waar je een verzoek kan insturen om je terug te bellen.

Veel succes namens het ALV-Organisatieteam! Als er nog vragen zijn, stel ze gerust, wij zullen proberen deze zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden.