Vergaderen via Zoom
We gaan met elkaar vergaderen via de vergader dienst Zoom.
Iedereen die zich aangemeld heeft krijgt de dag voor de vergadering een link via de mail. Deze gaat naar het mailadres waarmee je bent aangemeld voor de vergadering.
Als iets niet lukt met het online bijwonen, laat dit ons weten.
Je krijgt van ons een mail met daarin de link voor de vergadering. Iedereen komt de vergadering in als luisteraar, dit betekent dat je microfoon niet werkt. Dit doen we om het systeem niet over te belasten.
Met de knoppen onderaan kun je de chat openen en captions aanzetten. De persoon die aan het woord is zal je ook in beeld kunnen zien. Alle andere mensen kunnen geen microfoon gebruiken. Als we deze allemaal aanzetten krijgen we veel ruis.
Als je iets wilt opmerken of vragen, doe dit dan bij voorkeur door deze in de chat te stellen. Wil je deze mondeling stellen, kan dat door je hand op te steken. Dit doe je door onderaan bij … Meer -> Reacties te kiezen voor hand opsteken.
Er wordt een lijst bijgehouden van de mensen die een vraag hebben. De voorzitter gaat iedereen een beurt geven en het is belangrijk dat je daar even op wacht, omdat er anders veel mensen door elkaar praten. Als je een vraag hebt gesteld, doe dan je hand weer omlaag.
Als je aan de beurt bent om te praten, zal de beheerder je microfoon open zetten. Klik dan zelf op de microfoon onderin beeld. Probeer korte en duidelijke vragen te stellen, zodat we zoveel mogelijk mensen de kans kunnen geven hun vragen te stellen.
Stemmen via Helios
Stemmen doen we via Helios, en dit werkt vrij eenvoudig: de voorzitter legt tijdens de vergadering uit dat er gestemd gaat worden en vervolgens wordt de link naar die stemming toegankelijk vanuit het stemportaal gelinkt vanuit de mail. Als je daarop klikt kom je in een stembiljet terecht. Met deze link kan maar 1 keer gestemd worden. Je kunt deze dus wel delen met anderen, maar er kan maar 1 stem uitgebracht worden per link. We stellen een tijd in waarbinnen je kan stemmen.
Tijdens de vergadering krijgt iedereen voor iedere stemronde een nieuwe een mail toegestuurd die er als volgt uitziet:
In de mail staat een link opgenomen waar je op kan klikken om naar de stempagina te gaan.
Vervolgens kom je op een pagina waar nog wat uitleg gegeven wordt.
Je kunt dat stem proces uitproberen in deze open stemming: https://stemmen.bij1.org/booth/vote.html?election_url=%2Fhelios%2Felections%2Fe4faac52-9a92-11ed-846c-00164f467d00
Om te starten klik je er op ‘start’.
Je komt in het stembiljet terecht waar je de vraag vindt waar over gestemd moet worden. In het voorbeeld hebben we een stemming over kandidaten gemaakt. Je ziet de naam van de kandidaat en klikt dan ja of nee aan voor je antwoord. Als je al een antwoord hebt aangeklikt maar dat toch niet wil, klik dan de keuze opnieuw aan. Je kunt ook nog terug naar de vorige vraag als je je stem wilt veranderen.
Als je de laatste stem uitgebracht hebt dan klik je op ‘proceed’.
Je krijgt dan een overzicht te zien van alles wat je gestemd hebt en kunt dan eventueel je stem nog veranderen.
Als alles er goed in staat klik je op ‘submit this Vote’.
De laatste handeling die plaats moet vinden is het daadwerkelijk verzenden van het stemformulier. Dit doe je met de knop ‘Cast this ballot’.
Het is mogelijk om met de link opnieuw in te loggen en opnieuw te stemmen. Als je dit doet, vervalt de eerdere stem. Per link kan maar 1 stem uitgebracht worden.
Ben je gemachtigd om ook namens een ander te stemmen? Let er op dat je in Helios niet meerdere keren tegelijk ingelogd kan zijn in dezelfde browser sessie. Het helpt dan om of:
– eerst de tab van je vorige stemming te sluiten, anders logt het daar op in
– incognito/private vensters in je web browser te gebruiken om de sessies los te trekken
Even samenvatten:
- We vergaderen in Zoom. Je neemt deel aan de vergadering via de link die je in mail krijgt.
- Je kunt alleen deelnemen als je aangemeld bent voor de ALV.
- Gebruik recente versies van browsers: Chrome, Edge, Firefox en let op extensies zoals ad-blockers.
- Laat je microfoon uit tijdens de vergadering.
- Wil je iets vragen, plaats de vraag in de chat of maak gebruik van het hand opsteken door op … Meer -> Reacties -> Handopsteken te klikken. Doe deze ook weer omlaag als je aan de beurt bent geweest.
- Als de voorzitter een stemming aankondigt kun je deze openen vanuit het stem portaal.
- Volg de link en de instructies om te stemmen.
- Let op dat er een tijd is waarbinnen je moet stemmen. De voorzitter geeft aan welke tijd dat is.
Achtergrondinformatie
Voor meer informatie over de werking van de systemen en om de broncode in te zien kun je terecht op: